Introductie

De Belastingdienst voert regelmatig controles uit op de werkkostenregeling (WKR) en ontdekt vaak fouten. Dit kan leiden tot naheffingsaanslagen en boetes. Voor veel bedrijven is de WKR een bijzaak, en de driehoek HR, salarisadministratie en Finance verwijten elkaar vaak het niet oppakken van dit proces. Er is vaak geen duidelijke eigenaar van dit proces. Ons advies is dat de Finance afdeling de coördinatie op zich neemt en dat de salarisadministratie vanuit het salarissysteem dit beheert. Finance rapporteert het totaal aan HR, die samen met de directie en/of management de opties voorlegt om de fiscale ruimte optimaal te benutten. Dit kan bijdragen aan goed werkgeverschap en helpt het risico te vermijden dat er extra eindheffing moet worden afgedragen.

Wij begrijpen dat het beheren van de WKR een complexe en tijdrovende taak kan zijn voor uw bedrijf. Daarom bieden wij een uitgebreide dienstverlening aan om u te ondersteunen bij het opzetten en beheren van een effectief WKR-proces. Onze aanpak zorgt ervoor dat alle stakeholders betrokken zijn en dat de taakverdeling duidelijk is, zodat u optimaal gebruik kunt maken van de vrije ruimte en voldoet aan de regelgeving van de Belastingdienst.

Onze aanpak

1. Stakeholder betrokkenheid

   – Wij identificeren en betrekken alle relevante stakeholders, zoals HR, Finance, directie, en externe adviseurs. Intern zou u een opzet kunnen maken en ons advies is om altijd een fiscalist dit te laten toetsen.

   – We organiseren maandelijkse of kwartaalvergaderingen om de voortgang te bespreken en beslissingen te nemen.

2. Duidelijke taakverdeling

   – HR: Bijhouden van vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers.

   – Finance: Financiële administratie en controle van de vrije ruimte.

   – Directie/management: Strategische beslissingen over de inzet van de vrije ruimte.

   – Externe adviseurs: Expertise en advies over fiscale optimalisatie en naleving van de regelgeving.

3. Advies en optimalisatie

   – Wij adviseren u over de beste manieren om de vrije ruimte te benutten, zoals personeelsuitjes, kerstpakketten, of bedrijfsfitness.

   – We bespreken hoe de vrije ruimte kan bijdragen aan uw bedrijfsdoelen, zoals medewerkerstevredenheid en -behoud.

4. Risicobeheer en controles

   – Wij informeren u over de risico’s van de WKR en zorgen ervoor dat uw administratie op orde is om controles door de Belastingdienst te doorstaan.

   – Veelvoorkomende fouten, zoals verkeerde indeling van vergoedingen en incomplete administratie, worden door ons voorkomen.

5. Periodieke evaluatie en rapportage

   – Wij voeren periodieke evaluaties uit om de effectiviteit van de WKR en de naleving van de regels te controleren.

   – U ontvangt rapporten met aanbevelingen en bevindingen.

Voorbeeld van kosten bij overschrijding van de vrije ruimte

Stel, uw bedrijf heeft een loonsom van €1.000.000. De vrije ruimte is dan 2% van de eerste €400.000 (€8.000) en 1,18% van de resterende €600.000 (€7.080), wat een totale vrije ruimte van €15.080 oplevert. Als u €20.000 uitgeeft, overschrijdt u de vrije ruimte met €4.920. De eindheffing van 80% over deze overschrijding bedraagt dan €3.936. De Belastingdienst kan dit ambtshalve doorrekenen over de afgelopen vijf jaar, wat kan resulteren in een naheffingsaanslag met een boete. De boete kan variëren, maar een gebruikelijk percentage is 25% van de verschuldigde belasting. Stel dat dezelfde overschrijding elk jaar plaatsvindt, dan kan de totale naheffing oplopen tot €19.680 aan eindheffing en een boete van €4.920. Het totaalbedrag dat afgerekend moet worden is dan €24.600.

Veelvoorkomende fouten

– Verkeerde indeling van vergoedingen: Vergoedingen worden vaak verkeerd ingedeeld als gerichte vrijstellingen of als onderdeel van de vrije ruimte.

– Niet betalen van eindheffing: Bij overschrijding van de vrije ruimte wordt de eindheffing van 80% niet of te laat betaald.

– Incomplete administratie: Een niet actuele of incomplete administratie kan bij een controle tot problemen leiden.

Correctie tijd en plan van aanpak

Wanneer een bedrijf een fout ontdekt in de WKR-administratie, moet er snel gehandeld worden om verdere problemen te voorkomen. Als de Belastingdienst een controle uitvoert en fouten ontdekt, kan dit leiden tot een naheffingsaanslag en boetes. Het corrigeren van de administratie en het opstellen van een plan van aanpak kan gemiddeld enkele weken tot maanden duren, afhankelijk van de complexiteit en de omvang van de fouten. Dit proces kan veel ruis en stress veroorzaken binnen het bedrijf en tussen verschillende afdelingen, vooral als er geen interne expertise aanwezig is.

Tilstra Services kan dit proces begeleiden en onderhouden middels een periodiek overleg per kalenderjaar.