Introductie

Tilstra Services biedt een uitgebreide dienstverlening aan voor het opzetten en beheren van verzuimprocessen voor bedrijven van elke omvang. Een goed opgezet verzuimproces kan bedrijven aanzienlijke kosten en tijd besparen. Door effectief verzuimmanagement kunnen bedrijven kosten besparen door het verminderen van verzuimdagen en het optimaliseren van re-integratieprocessen, en tijd besparen door duidelijke protocollen en een gestroomlijnd proces.

In de praktijk gaat er vaak veel fout, zoals te late meldingen van verzuim, onvoldoende communicatie tussen betrokkenen en een gebrek aan duidelijke taakverdeling. Hier is een overzicht van onze aanpak:

1. Stakeholders betrekken

Wij organiseren periodieke bijeenkomsten met de stakeholders die verantwoordelijk zijn binnen het bedrijf voor dit proces, zoals:

• Directie/management: Voor strategische beslissingen en advies.
• HR-adviseur: Voor personeelszaken en verzuimregistratie.
• Leidinggevenden: Voor dagelijkse begeleiding en ondersteuning van medewerkers.
• Verzuimcoördinator: Voor coördinatie van het gehele verzuimproces.

2. Taakverdeling en verantwoordelijkheden

Tijdens de bijeenkomsten bespreken we de taakverdeling:

• Directie/management: Beslissingen nemen over strategische aanpassingen en investeringen.
• HR-adviseur: Verantwoordelijk voor de administratie van verzuim en communicatie met de arbodienst.
• Leidinggevenden: Dagelijkse begeleiding van zieke medewerkers en signaleren van verzuim.
• Verzuimcoördinator: Overzicht houden en zorgen voor naleving van de Wet verbetering poortwachter.

3. Risico’s en boetes

Het niet naleven van verzuimprocedures kan leiden tot:

• Boetes van de arbodienst of UWV: Bij niet-naleving van de Wet verbetering poortwachter.
• Onbenutte verzuimverzekering: Door te late aanmelding van verzuimgevallen, waardoor kosten niet gedekt worden.

4. Veelgemaakte fouten

Veelvoorkomende fouten in het verzuimproces zijn:

• Te late melding van verzuim: Waardoor verzuimverzekeringen niet benut worden.
• Onvoldoende communicatie: Tussen leidinggevenden, HR en de arbodienst.
• Geen duidelijke taakverdeling: Waardoor verantwoordelijkheden onduidelijk zijn.
• Onvoldoende opvolging van re-integratieplannen: Dit kan leiden tot langer verzuim en hogere kosten.
• Gebrek aan preventieve maatregelen: Zoals het niet aanpakken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), wat kan leiden tot langdurig verzuim.
• Niet tijdig inschakelen van de bedrijfsarts: Dit kan vertragingen in het re-integratieproces veroorzaken.

5. Kosten van verzuim

De kosten van verzuim kunnen aanzienlijk zijn:

• Gemiddelde kosten per dag: Tussen €250 en €400 per zieke werknemer.
• Indirecte kosten: Zoals vervangingskosten, productiviteitsverlies en verhoogde werkdruk voor collega’s.

6. Voorbeelden van kosten

• Kortdurend verzuim: Een werknemer met een bruto maandsalaris van €3.700 kost gemiddeld €168,18 per dag aan loondoorbetaling. Inclusief vervangingskosten kan dit oplopen tot €252,27 per dag.
• Langdurig verzuim: De kosten kunnen in de duizenden euro’s lopen door loondoorbetaling, vervanging en begeleiding.

7. Advies aan directie/management

Gebruik de vrijgekomen ruimte om te investeren in:

• Preventieve maatregelen: Zoals gezondheid en welzijnsprogramma’s.
• Training en ontwikkeling: Voor leidinggevenden en medewerkers om verzuim te verminderen.
• Verbetering van arbeidsomstandigheden: Om werkgerelateerde klachten te voorkomen.

8. Overzicht van systemen en partijen

Wij maken een overzicht van alle systemen en partijen die betrokken zijn bij het verzuimproces. Dit omvat onder andere de arbodienst, HR-adviseur, zieke medewerker, manager, UWV, verzuimcoach en bedrijfsarts.

9. Standaard opzet via Lucidchart

We maken een standaard opzet via Lucidchart om te schetsen hoe dit er in standaard kan uitzien met de meest gebruikelijke partijen. Hier is een voorbeeld van een flowchart:

!Flowchart Verzuimproces

10. Flowchart en instructies

Wij zetten een flowchart op en daarnaast instructies voor alle stakeholders. Het verzuimbeleid wordt zo opgezet dat alle stakeholders en betrokkenen goed geïnformeerd worden over wat te doen.

11. Tools en middelen

We kijken welke tools en middelen nu gebruikt worden en brengen op basis hiervan een adviesrapport uit.

12. Implementatie en onderhoud

Wij kunnen dit implementeren en onderhouden periodiek per kalenderjaar. De wetgeving verandert continu en daarom is het beheren van dit proces belangrijk om fouten te voorkomen.

Door deze stappen te volgen, kun je een effectief verzuimproces opzetten dat niet alleen voldoet aan wettelijke verplichtingen, maar ook bijdraagt aan een gezonde en productieve werkomgeving. Heb je nog specifieke vragen over een van deze stappen?